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我們許多企業(yè)客戶在發(fā)展到中等規(guī)模以后一定會碰到以下問題：
?目前公司各項資料散布在各個部門，針對不同層級和崗位需要分權(quán)限進行使用規(guī)范和統(tǒng)一管理；【統(tǒng)一存儲、分級授權(quán)】
?公司業(yè)務發(fā)展迅速，產(chǎn)品和業(yè)務迭代快，各項資料的審核、發(fā)布、使用和留存沒有統(tǒng)一流程，需要建立相關(guān)的流程管理；【設計流程審批】
?內(nèi)外部資料的存放、傳閱和使用沒有規(guī)章制度，文件資料的安全性無法保障；【流程+表單】
?外發(fā)資料和內(nèi)部資料沒有嚴格區(qū)分，一旦外發(fā)無法進行溯源，對公司的知識產(chǎn)權(quán)和名譽會造成影響；【文件文控】
?現(xiàn)有各項對外資料的版本和規(guī)格各異，在對外形象上需要進行整體規(guī)范；【統(tǒng)一模板】【版本管理】
?目前公司外發(fā)材料沒有公司屬性，缺乏知識產(chǎn)權(quán)保護；【外發(fā)水印+下載水印】
?目前企業(yè)需要統(tǒng)一解決對外展示需求，同時涉及項目方案等相對私密和詳細或內(nèi)容不宜做公開展示的資料，需要有一個內(nèi)部平臺為業(yè)務部門使用提供服務；【內(nèi)部文檔云】
同時企業(yè)老板領(lǐng)導也會反問：請?zhí)峁┮粋€符合咱們企業(yè)的文檔管理辦法；好的，辦法來了：
【1】、文檔的管理辦法分解
這些問題看上去很繁瑣，但是一粒云用【】標記出來的就是解決辦法，用這個方式，就可以將企業(yè)發(fā)展過程中遇到的辦公協(xié)同，資料管理，知識沉淀，資源與品牌管控問題解決掉。基于這些，一粒云提供了【四步法】，通過簡單四步，打造企業(yè)資料的管理規(guī)范。
一粒云通過規(guī)劃4步規(guī)劃，為企業(yè)打造一個規(guī)范化、現(xiàn)代化的企業(yè)內(nèi)部文檔云管理體系。
1.上云：通過客戶采集數(shù)據(jù)用戶數(shù)據(jù)主動或者被動上云。
2.歸類：根據(jù)各個部門、重要程度做權(quán)限管理與劃分。
3.入庫：根據(jù)文檔屬性與定義，按流程入庫。
4.外發(fā)借閱：根據(jù)公司制度外發(fā)或者借閱。
企業(yè)的資料不僅僅只有文檔，還有比如：代碼，圖紙；管理辦法就是與業(yè)務結(jié)合，無論哪類資料，最終結(jié)果就是要與業(yè)務結(jié)合，
【2】、文檔與業(yè)務集成，實現(xiàn)文檔按照業(yè)務歸檔、查詢、文控、借閱、審批；
通過文檔與業(yè)務集成，一粒云提供自定義流程引擎，自定義元素，自定義表單，項目看板，將同類型資料，或者項目資料，或者供應商等變化頻率不高的資料與表單關(guān)聯(lián)，自定義編號，將非結(jié)構(gòu)化文檔，轉(zhuǎn)化為業(yè)務表格化數(shù)據(jù)的功能，并結(jié)合流程審批，實現(xiàn)多級審核，便于使用查找與識別。
【3】、建設完成后的效果
1、現(xiàn)有資料實現(xiàn)按照類型與重要程度整理，并統(tǒng)一存儲到云端。
2、針對重要的資料，低級別人員在訪問需要獲得更高級別的授權(quán)。
3、針對重要的資料，所有權(quán)人在更新的時候需要經(jīng)過領(lǐng)導或同事的審批。
4、無外發(fā)權(quán)限的成員，無法進行外發(fā)。
5、通過共享資料引導員工使用，并可以配置是否強制收集員工某種類型的資料。
6、客戶端可自動或定時同步或者備份員工設備的數(shù)據(jù)。
7、未設置文控的文件夾，可以根據(jù)用戶權(quán)限自由使用。
8、與公司現(xiàn)有的OA、釘釘、企業(yè)微信打通集成，無數(shù)據(jù)孤島形成，并且擁有更好的便捷性。
