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文：一粒云科技原創

企業重要資料外發管理做起來并沒有那么難，一共可以5步，按照這個5步設計完成后，會形成一個完整的企業外發資料管理規范，讓其他的產品資料，研發資料，知識產權的管理得到進一步的提升，同時外發的過程也更加正規，無形中大大提升了公司的品牌形象。

外發資料管理建設五步法：一粒云科技原創，轉載請注明出處。

1、制度先行：建立文件外發管理制度與系統，系統與制度相輔相成，不能一味的靠一方，或者用一方去制衡另外一方，這是企業最愛范的毛病，企業應建立一套文件外發管理制度，包括對文件外發行為的定義、安全操作標準、敏感核心數據的定義、特殊業務場景的定義、負責及涉及人員、文件外發流程規范、系統及平臺操作指南、制度執行的特例說明等。這一制度能夠約束和規范員工的數據使用行為，并指導企業進行有效的文件外發管控。同時這些制度在系統上能基本的體現出來。

2、使用工具提升效率：使用統一文檔管理系統，kbox，或者創建安全內網。對于外出或在家辦公的員工，通過管理人員給予其有限的離線授權，允許外出繼續使用加密文檔，文檔仍能保持加密狀態，不影響正常辦公。在比如使用一粒云kbox文檔云系統，在內網隔離出研發與辦公網的資料的集中管理與交換審計等。當然對比高級別的資料，加解密軟件也是少不了的，通過對研發設備進行透明加解密，讓所有的受控資料離開電腦即可加密。一粒云kbox中也提供加解密模塊。

3、規范與安全的管理，通過KBOX等文檔辦公系統智能識別敏感內容文件，自動審核和過濾，只有當員工編輯的文件中包含敏感信息時才進行加密，這樣既提高了辦公效率，又保障了文件的安全性。同時，設置外發文檔的身份認證、訪問權限等，防止外發文件的竊取和濫用。（采用統一外發平臺管控，集成加解密軟件，集成圖紙現在預覽等能力）同時，企業應支持自定義審批流程，進行申請離線、申請解密、申請打印外發、申請直接外發等操作。同時，審批方式可以多樣化，例如可以在客戶端、WEB端以及手機端進行審批，也可以通過驗證碼進行審批，這樣大大提高了辦公效率。

4、完整行為記錄：企業應完整記錄用戶行為，包括文件操作記錄、程序使用日志、USB外發日志和上傳下載日志，支持日志檢索和審計追溯。這樣在出現泄密事件時，可以通過審批日志以及屏幕追蹤，定位事件責任人。

5、定期培訓與溝通，建立獎懲措施：定期對員工進行培訓，提高他們對數據保護的意識和技能；定期與數據敏感部門的員工進行溝通或測評，確保他們理解和遵守公司的數據保護政策。企業應建立健全員工數據文件外發規范，包括相應的制度、準則和獎懲措施等。對于違規行為進行告警和通報處理，對于良好執行制度的個人和部門給予相應獎勵，以此推動員工遵守文件外發管理制度。