我們許多企業客戶在發展到中等規模以后一定會碰到以下問題：
?目前公司各項資料散布在各個部門，針對不同層級和崗位需要分權限進行使用規范和統一管理；【統一存儲、分級授權】
?公司業務發展迅速，產品和業務迭代快，各項資料的審核、發布、使用和留存沒有統一流程，需要建立相關的流程管理；【設計流程審批】
?內外部資料的存放、傳閱和使用沒有規章制度，文件資料的安全性無法保障；【流程+表單】
?外發資料和內部資料沒有嚴格區分，一旦外發無法進行溯源，對公司的知識產權和名譽會造成影響；【文件文控】
?現有各項對外資料的版本和規格各異，在對外形象上需要進行整體規范；【統一模板】【版本管理】
?目前公司外發材料沒有公司屬性，缺乏知識產權保護；【外發水印+下載水印】
?目前企業需要統一解決對外展示需求，同時涉及項目方案等相對私密和詳細或內容不宜做公開展示的資料，需要有一個內部平臺為業務部門使用提供服務；【內部文檔云】
同時企業老板領導也會反問：請提供一個符合咱們企業的文檔管理辦法；好的，辦法來了：
【1】、文檔的管理辦法分解
這些問題看上去很繁瑣，但是一粒云用【】標記出來的就是解決辦法，用這個方式，就可以將企業發展過程中遇到的辦公協同，資料管理，知識沉淀，資源與品牌管控問題解決掉。基于這些，一粒云提供了【四步法】，通過簡單四步，打造企業資料的管理規范。
一粒云通過規劃4步規劃，為企業打造一個規范化、現代化的企業內部文檔云管理體系。
1.上云：通過客戶采集數據用戶數據主動或者被動上云。
2.歸類：根據各個部門、重要程度做權限管理與劃分。
3.入庫：根據文檔屬性與定義，按流程入庫。
4.外發借閱：根據公司制度外發或者借閱。
企業的資料不僅僅只有文檔，還有比如：代碼，圖紙；管理辦法就是與業務結合，無論哪類資料，最終結果就是要與業務結合，
【2】、文檔與業務集成，實現文檔按照業務歸檔、查詢、文控、借閱、審批；
通過文檔與業務集成，一粒云提供自定義流程引擎，自定義元素，自定義表單，項目看板，將同類型資料，或者項目資料，或者供應商等變化頻率不高的資料與表單關聯，自定義編號，將非結構化文檔，轉化為業務表格化數據的功能，并結合流程審批，實現多級審核，便于使用查找與識別。
【3】、建設完成后的效果
1、現有資料實現按照類型與重要程度整理，并統一存儲到云端。
2、針對重要的資料，低級別人員在訪問需要獲得更高級別的授權。
3、針對重要的資料，所有權人在更新的時候需要經過領導或同事的審批。
4、無外發權限的成員，無法進行外發。
5、通過共享資料引導員工使用，并可以配置是否強制收集員工某種類型的資料。
6、客戶端可自動或定時同步或者備份員工設備的數據。
7、未設置文控的文件夾，可以根據用戶權限自由使用。
8、與公司現有的OA、釘釘、企業微信打通集成，無數據孤島形成，并且擁有更好的便捷性。
